IA en Boltrics: del reconocimiento de documentos a una gestión de pedidos más rápida
La inteligencia artificial está adquiriendo un papel cada vez más concreto dentro del software logístico. Pero ¿dónde aporta hoy la IA un valor real a los operadores logísticos?
En este blog, Famke Hurkmans, Campaign Marketeer en Boltrics, explica cómo Boltrics utiliza la IA para reconocer información con mayor rapidez, procesar documentos automáticamente y reducir tareas repetitivas.
Este blog se basa en los insights de Boltrics y ha sido adaptado por ELEVATE para operadores logísticos en España.
La IA parte de la operativa
La IA evoluciona rápidamente y forma parte cada vez más de los procesos de trabajo diarios. También en logística crece la pregunta: ¿qué tareas pueden hacerse de forma más inteligente, qué información puede procesarse más rápido y dónde puede la IA apoyar realmente a los equipos?
Para los operadores logísticos, las oportunidades son muchas. Cada día llega una gran cantidad de información a través de correos electrónicos, documentos y otras fuentes. Esa información debe interpretarse, comprobarse y procesarse antes de que el proceso logístico pueda continuar.
Es precisamente ahí donde la tecnología puede reducir una parte importante del trabajo manual. Pero eso no significa que haya que añadir IA en todos los puntos donde técnicamente sea posible.
Dónde aporta valor real la IA
Vemos que muchos proveedores presentan la IA como una funcionalidad adicional. Pero una aplicación genérica de IA no encaja automáticamente con lo que realmente se necesita en la práctica logística.
Por eso empezamos por la necesidad del cliente. Debe existir un punto de partida claro y un reto concreto que podamos abordar juntos: ¿qué problema queremos resolver y qué mejora debe aportar la IA?
Al desarrollar una aplicación junto con un cliente, podemos probarla directamente en la práctica. El feedback se procesa rápidamente y la solución sigue alineada con el proceso para el que ha sido diseñada.
Sin esa validación práctica, existe el riesgo de que la aplicación sea demasiado genérica y no responda suficientemente a la necesidad real.
Una vez desarrollada y validada la solución de IA en la práctica, todos los clientes de Boltrics pueden beneficiarse de ella. Así no desarrollamos desde lo que es técnicamente posible, sino desde retos logísticos concretos que demuestran su valor en la operativa.
Gestionar la información de forma más inteligente
Dentro de la solución Boltrics ya existen varias funcionalidades que ayudan a reconocer, procesar y vincular la información con mayor rapidez.
Del documento al dato útil
Mucha información llega en un formato que un sistema no siempre puede reconocer directamente.
Document Recognition ayuda a procesar archivos PDF y a convertir los datos relevantes en campos utilizables dentro de Boltrics. Esta funcionalidad puede utilizarse, por ejemplo, para procesar facturas de compra.
También dentro de nuestra solución FMS para carga aérea, Document Recognition puede utilizarse, por ejemplo, para una Notification of Arrival (NOA): una notificación de llegada de un envío aéreo cuyos datos relevantes pueden reconocerse y procesarse automáticamente.
De esta forma, la información debe introducirse manualmente con menos frecuencia y los documentos pueden procesarse más rápido. Cuando entran grandes volúmenes de documentos cada día, esto reduce de forma considerable el trabajo repetitivo.
La IA también permite que el reconocimiento documental dependa cada vez menos de estructuras fijas. No se trata solo de reconocer dónde se encuentra un dato, sino de comprender mejor qué significa esa información dentro del contexto del documento.
Vincular automáticamente los documentos al proceso correcto
Reconocer qué contiene un documento es solo el primer paso. Después, el documento debe llegar al lugar correcto.
Document Attachment, que forma parte de los módulos Automatic Recognition (AI) de Boltrics, utiliza IA para reconocer documentos entrantes y vincularlos automáticamente al proceso correcto dentro de Boltrics.
Para los usuarios, esto significa sobre todo menos trabajo manual de búsqueda y vinculación. Los documentos llegan antes al lugar adecuado, la información es más fácil de encontrar y los equipos dedican menos tiempo al tratamiento administrativo.
Procesos logísticos más cerca de tu bandeja de entrada
El correo electrónico sigue desempeñando un papel importante en los procesos logísticos. Cada día llegan pedidos y cambios a través de Outlook. La información que contienen debe convertirse después en un pedido dentro del software logístico.
Con AI Order Entry, la IA puede reconocer la información relevante de correos electrónicos entrantes y archivos adjuntos, y utilizarla para preparar el pedido en Boltrics.
Así, los datos ya no tienen que copiarse manualmente desde un correo electrónico o un documento.
Esto significa menos introducción manual de datos, menos cambios entre sistemas y un paso más rápido desde la información entrante hasta un pedido procesable.
Es aquí donde el valor de la IA se vuelve concreto: información no estructurada se convierte automáticamente en datos con los que el proceso logístico puede continuar.
De configurar a controlar
Con la IA damos un siguiente paso en la forma en que implementamos Boltrics.
Estamos trabajando en una solución de IA que, basándose en los procesos del cliente y en Boltrics Marketplace, crea una preconfiguración. De este modo, el papel de nuestros consultores evoluciona de configurar a personalizar.
Esto abre la puerta a tiempos de implementación mucho más cortos. Ya hemos reducido el paso de tres meses a un mes. En el futuro, la IA podría ayudarnos quizá a reducir ese plazo a un solo día.
Y no termina ahí. Cuando esta aplicación haya demostrado su valor en la práctica, queremos poner estas posibilidades también a disposición de los clientes. Así podrán optimizar más fácilmente su propio entorno, responder con mayor rapidez a los cambios y mantener cada vez más el control.
MCP y Copilot Studio: respuestas más rápidas a partir de tus propios datos
Boltrics está construido sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central. Por eso, los clientes también pueden beneficiarse de las innovaciones dentro del ecosistema Microsoft.
Un ejemplo es el desarrollo de agentes de IA. Con Model Context Protocol (MCP) y Microsoft Copilot Studio, las organizaciones pueden utilizar agentes para encontrar y usar más rápidamente información de su propio entorno Business Central.
En lugar de buscar manualmente en distintas pantallas y listados, puedes hacer una pregunta en lenguaje natural. Por ejemplo, sobre clientes, pedidos u otros datos operativos.
El valor está sobre todo en pasar de buscar a actuar más rápido. Los equipos acceden con mayor facilidad a la información relevante y pueden llegar antes a insights útiles.
Al mismo tiempo, las organizaciones pueden desarrollar sus propios agentes para procesos y necesidades de información específicas. El ecosistema Microsoft ofrece así espacio para utilizar la IA de forma dirigida, allí donde realmente aporta valor dentro de la operativa.
Boltrics traduce estas posibilidades en su propia plataforma de agentes para operadores logísticos, combinando su conocimiento de los procesos logísticos y su solución.
Así podemos ajustar los agentes a procesos de trabajo específicos y mantener más control sobre la configuración y los costes.
El resultado: aplicaciones que conectan directamente con la realidad diaria de los operadores logísticos.
Microsoft como base, la logística como contexto
Este enfoque encaja con la forma en que Boltrics entiende la tecnología desde hace tiempo.
No necesitamos reinventar cada componente técnico. Microsoft ofrece una base tecnológica importante. Nuestro valor añadido se encuentra en la capa logística que construimos sobre ella.
Un modelo genérico de IA no sabe automáticamente cómo funciona un proceso de almacén, qué información pertenece a una orden de transporte o qué es relevante dentro del freight forwarding.
Por eso, también con la IA analizamos siempre esa combinación: ¿qué permite la tecnología y dónde aporta realmente valor el contexto logístico?
La pregunta principal no es: ¿dónde podemos añadir IA?
Sino: ¿dónde consume demasiado tiempo el tratamiento de la información? ¿Dónde aparece trabajo repetitivo? ¿Y dónde puede la tecnología ayudar realmente a los usuarios?
Y hay una pregunta igual de importante: ¿qué organización quiere desarrollar con nosotros una aplicación de IA relevante, específicamente alineada con sus procesos de trabajo y capaz de mejorar la operativa de forma demostrable?
A partir de esa práctica determinamos dónde la IA es relevante.
La tecnología seguirá cambiando. Pero nuestro punto de partida se mantiene: la IA no es un objetivo en sí mismo. Su valor aparece cuando mejora de verdad los procesos logísticos.
¿Quieres verlo en la práctica?
En el webinar de Boltrics «De la complejidad al control: escalar operaciones logísticas de forma más inteligente», los expertos de Boltrics muestran cómo la IA puede convertir información no estructurada, por ejemplo procedente de correos electrónicos, en datos estructurados y acelerar así el order entry.
Mira el webinar y descubre AI Order Entry en la práctica (con subtítulos en español).
Preguntas frecuentes
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La IA puede ayudar a los operadores logísticos a reconocer, interpretar y procesar información procedente de correos electrónicos, documentos y pedidos. Esto reduce el trabajo repetitivo y permite a los equipos centrarse antes en el control, las excepciones y el seguimiento del cliente.
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La IA en Boltrics ayuda a procesar más rápido la información procedente de documentos, correos electrónicos y pedidos mediante aplicaciones como Document Recognition, Document Attachment y AI Order Entry.
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Los 3PL procesan cada día grandes cantidades de información de clientes. La IA puede ayudar a convertir esa información de forma más rápida y fiable en datos utilizables dentro de procesos WMS y TMS.
¿Puede la IA reducir el trabajo repetitivo en tu operativa?
Pensamos contigo en las posibilidades. Desde una gestión más inteligente de la información hasta una funcionalidad concreta de IA que podamos desarrollar juntos.
Contacta con nosotros y comparte tu reto.